Como Automatizar Mensagens de Check-In de Hóspedes no Booking.com com o EazyAL
Gerir um alojamento local em Portugal significa estar a par dos requisitos de registo de hóspedes — e fazê-lo manualmente para cada reserva consome um tempo que não tem. Se já utiliza o Booking.com e o EazyAL, pode fechar este ciclo por completo: configure um modelo de mensagem automatizada e deixe o sistema tratar da recolha de dados dos hóspedes, conformidade com o SIBA/AIMA e envio de códigos de acesso em piloto automático.
Este guia orienta-o passo a passo para ligar os modelos de mensagens do Booking.com ao seu formulário de hóspedes do EazyAL, garantindo que cada hóspede recebe as instruções certas na hora certa — sem que precise de levantar um dedo.
Porquê Automatizar a Sua Mensagem de Check-In do Booking.com?
A legislação portuguesa sobre alojamento exige que os anfitriões enviem os dados dos hóspedes ao SIBA (o sistema de comunicação de fronteiras SEF/AIMA) antes ou no momento da chegada. Para a maioria dos operadores de alojamento local, isso significa recolher números de passaporte, nacionalidade, datas de nascimento e outros dados de todos os hóspedes — incluindo todos os membros do grupo.
Fazer isto manualmente através do chat do Booking.com é lento, propenso a erros e fácil de esquecer. Ligar os seus modelos de mensagens do Booking.com diretamente ao seu formulário EazyAL resolve três problemas ao mesmo tempo:
Conformidade: Os dados dos hóspedes chegam ao EazyAL automaticamente, prontos para submissão no SIBA.
Automação de acesso: O EazyAL só envia os códigos das portas e os dados do Wi-Fi após a conclusão do formulário.
Experiência do hóspede: Os hóspedes recebem uma mensagem profissional e clara antes da chegada com um link simples — sem necessidade de conversas de trás para a frente.
A Restrição de Lógica ao Nível do Quarto
O sistema nativo de modelos do Booking.com não tem regras ou parâmetros que digam "Se o quarto reservado for [X], envie o modelo [Y]". O seu motor de agendamento interno trata todas as reservas da mesma forma, independentemente do quarto físico ou categoria selecionada.
Para contornar isto de forma nativa, os utilizadores têm de selecionar manualmente um modelo para cada hóspede, ou uma plataforma SaaS externa terá de intervir para ler os dados do quarto e enviar a mensagem através de uma API. Como, por exemplo, o Hospitable.
Como automatizar as mensagens do Booking.com para um anúncio:
Passo 1: Abrir os Modelos de Mensagens do Booking.com
Inicie sessão na sua Extranet do Booking.com e navegue até:
Propriedades → Preferências de mensagens
É aqui que cria e gere modelos de mensagens automatizadas para a sua propriedade. Se gere várias propriedades, certifique-se de que está na propriedade correta antes de continuar.
Passo 2: Criar um Novo Modelo
Clique em Criar novo modelo e dê-lhe um nome claro. Boas opções:
Registo de Hóspedes e Check-InRegisto de Hóspedes SIBAFormulário Pré-Chegada
Um nome descritivo ajuda-o a gerir vários modelos se gerir mais do que uma propriedade.
Passo 3: Escrever a Sua Mensagem ao Hóspede
Cole o seguinte texto no editor de mensagens e substitua o marcador de posição pelo seu link de hóspede real do EazyAL:
O seu link de hóspede do EazyAL será semelhante a:
Encontre-o no seu painel do EazyAL no formulário de hóspedes ou nas configurações da propriedade.
Porquê mencionar as regulamentações locais? Ocasionalmente, os hóspedes mostram alguma resistência em preencher formulários. Notar que é exigido pela lei portuguesa (o que de facto é) reduz o atrito e define as expectativas certas desde o início.
Passo 4: Usar os Marcadores de Posição Dinâmicos do Booking.com
O Booking.com permite-lhe personalizar mensagens automaticamente utilizando dados da reserva. Abaixo do editor de mensagens, verá botões azuis para inserir marcadores de posição. Os mais úteis são:
Marcador de posição | O que insere |
|---|---|
| Primeiro nome do hóspede |
| Apelido do hóspede |
| Data de check-in da reserva |
| Data de check-out da reserva |
| Nome da sua propriedade |
| Duração da estadia |
Estes são preenchidos automaticamente para cada reserva, pelo que Olá [FIRST_NAME] se torna Olá Sofia para cada hóspede — sem necessidade de edição.
Passo 5: Agendar a Mensagem
Assim que o seu modelo estiver guardado:
Clique no ícone do relógio ou em Agendar modelo
Selecione Antes do check-in do hóspede
Defina o momento para 2 dias antes da chegada
Enviar 2 os dias antes da chegada dá aos hóspedes tempo suficiente para preencherem o formulário antes de saírem de casa — o que significa que terá os dados deles e poderá preparar as instruções de acesso com bastante antecedência.
Passo 6: Ativar o Agendamento
Na janela de agendamento:
Selecione Antes do check-in do hóspede
Clique em Adicionar ao agendamento
Clique em Guardar
O modelo está agora ativo. Cada reserva futura irá despoletar a mensagem automaticamente à hora agendada.
Passo 7: Definições de Segurança de Mensagens
O Booking.com remove links para combater o phishing. Se um SaaS ou um anfitrião colocar um URL não autorizado numa mensagem de chat ou mensagem automatizada, o hóspede poderá ver [Link removido]
No entanto, pode impedir o Booking.com de remover os seus links utilizando as Definições de Segurança de Mensagens. Adicione o seu link:
Calendário de Mensagens Recomendado
Mensagem | Quando Enviar |
|---|---|
Formulário de check-in EazyAL | 2 dias antes da chegada |
Instruções de chegada | Após conclusão do formulário (enviado pelo EazyAL) |
Agradecimento / pedido de avaliação | 1 dia antes do check-out |
O EazyAL trata do passo intermédio — assim que o hóspede conclui o formulário, pode enviar automaticamente os códigos de acesso e as instruções de chegada. Só precisa de configurar a primeira e a última mensagem no Booking.com.
Testar Antes de Entrar em Funcionamento
Antes de confiar nisto para reservas reais, faça um teste rápido:
✅ Recebe a mensagem do Booking.com (envie para si mesmo através de uma reserva de teste)
✅ O link do EazyAL abre corretamente no telemóvel
✅ O formulário é enviado sem erros
✅ O hóspede aparece no seu painel do EazyAL
✅ As instruções de acesso são enviadas automaticamente após o envio do formulário
O teste demora cinco minutos e evita muitos problemas com os hóspedes.
Resolução de Problemas Comuns
Os hóspedes não estão a receber a mensagem
Verifique se o modelo está marcado como ativo
Confirme se o modelo está agendado (e não apenas guardado)
Nota: o modelo apenas se aplica a reservas feitas após o mesmo ter sido ativado
O link do EazyAL não é clicável
Cole o URL completo incluindo
https://Remova quaisquer espaços extra antes ou depois do link
Teste o link numa janela anónima do navegador
O link do EazyAL não está a aparecer (Link removido)
certifique-se de que adicionou o link às Definições de Segurança de Mensagens no Booking.com
Os hóspedes dizem que já forneceram os seus dados
Explique brevemente: "O formulário é utilizado para cumprir os requisitos legais de comunicação de alojamento em Portugal (SIBA/AIMA) e para automatizar o envio do seu código de porta e dados do Wi-Fi." A maioria dos hóspedes compreende quando lhe é apresentada uma razão clara.
O Fluxo de Automação Completo do EazyAL
Quando configurado corretamente, o seu fluxo de trabalho Booking.com + EazyAL fica assim:
Sem mensagens manuais. Sem falhas de registo. Sem hóspedes a chegar sem código de acesso.
FAQ
Posso utilizar isto para várias propriedades no Booking.com? Sim. Precisa de criar o modelo de mensagem separadamente para cada propriedade na sua Extranet do Booking.com. Cada propriedade tem o seu próprio link de hóspede do EazyAL, por isso certifique-se de que utiliza o link correto para cada uma.
Isto funciona se eu também utilizar o Airbnb ou outras plataformas? O EazyAL suporta múltiplos canais. Para o Airbnb, configuraria uma mensagem automatizada equivalente através da funcionalidade de mensagens agendadas do Airbnb usando o mesmo link do EazyAL. O formulário de hóspedes e o processo de submissão ao SIBA são iguais.
E se um hóspede não preencher o formulário antes da chegada? O link do EazyAL permanece ativo, pelo que os hóspedes ainda podem preencher o formulário à chegada. Alguns anfitriões optam por enviar uma mensagem de lembrete um dia antes do check-in para acompanhamento.
Isto está em conformidade com o RGPD? O EazyAL recolhe apenas os dados exigidos para o cumprimento da legislação portuguesa (SIBA/AIMA). Os dados dos hóspedes são processados para efeitos de comunicação de alojamento e facilitação do acesso à propriedade. Fonte oficial sobre o RGPD e processamento de dados de alojamento na UE.
O Booking.com permite links externos nas mensagens? Sim — o Booking.com permite que os anfitriões incluam URLs externos nos modelos de mensagens. Os links do EazyAL funcionam corretamente e são clicáveis no chat de mensagens do Booking.com.
Conclusão
Configurar uma mensagem automática no Booking.com demora cerca de 15 minutos e elimina uma das tarefas mais repetitivas na gestão de alojamento local. Os hóspedes recebem uma mensagem de pré-chegada clara, o anfitrião recebe os dados no EazyAL antes de chegarem e as submissões ao SIBA ficam preparadas sem necessidade de andar atrás de cada hóspede.
Se ainda não utiliza o EazyAL para as comunicações do seu alojamento local, vale a pena explorar — a combinação de mensagens automatizadas para hóspedes, envio ao SIBA e entrega de códigos de acesso num único fluxo é uma das poupanças de tempo mais práticas disponíveis para os anfitriões em Portugal.
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