Como Automatizar Mensagens de Check-In de Hóspedes no Booking.com com o EazyAL
Gerir um alojamento local em Portugal significa estar atento aos requisitos de registo de hóspedes — e fazê-lo manualmente para cada reserva consome o tempo que não tem. Se já utiliza o Booking.com e o EazyAL, pode fechar o ciclo por completo: configure um template de mensagem automática e deixe que o sistema trate da recolha de dados dos hóspedes, conformidade com o SIBA/AIMA e envio do código de acesso em piloto automático.
Este guia orienta-o pelos passos exatos para associar os templates de mensagens do Booking.com ao seu formulário de hóspedes do EazyAL, para que cada hóspede receba as instruções corretas na hora certa — sem que precise de mexer um dedo.
Porquê Automatizar a Sua Mensagem de Check-In do Booking.com?
A legislação de alojamento local em Portugal exige que os anfitriões enviem os dados dos hóspedes ao SIBA (o sistema de comunicação de fronteiras do SEF/AIMA) antes ou no momento da chegada. Para a maioria dos operadores de alojamento local, isso significa recolher números de passaporte, nacionalidade, datas de nascimento e outros dados de cada hóspede — incluindo todos os membros do grupo.
Fazer isto manualmente através do chat do Booking.com é lento, propenso a erros e fácil de esquecer. Associar os seus templates de mensagens do Booking.com diretamente ao seu formulário do EazyAL resolve três problemas de uma só vez:
Conformidade: Os dados dos hóspedes chegam ao EazyAL automaticamente, prontos para envio ao SIBA.
Automação de acessos: O EazyAL só envia os códigos das portas e os dados do Wi-Fi após a conclusão do formulário.
Experiência do hóspede: Os hóspedes recebem uma mensagem de pré-chegada clara e profissional com um link simples — sem necessidade de conversas repetitivas.
Passo 1: Abrir os Templates de Mensagens do Booking.com
Inicie sessão na sua Extranet do Booking.com e navegue até:
Propriedades → Preferências de mensagens
É aqui que cria e gere templates de mensagens automatizadas para a sua propriedade. Se gere várias propriedades, certifique-se de que está na propriedade correta antes de continuar.
Passo 2: Criar um Novo Template
Clique em Criar novo modelo e dê-lhe um nome claro. Boas opções:
Registo de Hóspedes & Check-InRegisto de Hóspedes SIBAFormulário de Pré-Chegada
Um nome descritivo ajuda a gerir múltiplos templates caso faça a gestão de mais do que uma propriedade.
Passo 3: Escrever a Sua Mensagem para o Hóspede
Cole o texto seguinte no editor de mensagens e, em seguida, substitua o marcador pelo link de hóspede real do seu EazyAL:
O seu link de hóspede do EazyAL será parecido com:
Pode encontrá-lo no seu painel de controlo do EazyAL em formulário de hóspedes ou definições de propriedade.
Porquê mencionar a legislação local? Os hóspedes por vezes hesitam em preencher formulários. Indicar que é obrigatório pela lei portuguesa (de facto, é) reduz a resistência e define as expectativas corretas logo à partida.
Passo 4: Utilizar Marcadores Dinâmicos do Booking.com
O Booking.com permite-lhe personalizar as mensagens automaticamente através dos dados da reserva. Abaixo do editor de mensagens, verá botões azuis para inserir marcadores. Os mais úteis são:
Marcador | O que insere |
|---|---|
| Primeiro nome do hóspede |
| Último nome do hóspede |
| Data de check-in da reserva |
| Data de check-out da reserva |
| Nome do seu alojamento |
| Duração da estadia |
Estes dados são preenchidos automaticamente para cada reserva. Desta forma, Olá [FIRST_NAME] torna-se Olá Sofia para cada hóspede correspondente — sem necessidade de edição.
Passo 5: Agendar a Mensagem
Depois de guardar o seu template:
Clique no ícone do relógio ou em Agendar modelo
Selecione Antes do check-in do cliente
Defina a data para 2 dias antes da chegada
Enviar com 2 dias de antecedência dá aos hóspedes tempo suficiente para preencher o formulário antes de saírem de casa — o que significa que já terá os dados dos hóspedes e poderá preparar as instruções de acesso com boa antecedência.
Passo 6: Activar o Agendamento
Na janela de agendamento:
Selecione Antes do check-in do cliente
Clique em Adicionar ao agendamento
Guardar
O template está agora ativo. Todas as reservas futuras irão desencadear o envio da mensagem automaticamente no momento programado.
Cronologia de Mensagens Recomendada
Mensagem | Quando Enviar |
|---|---|
Formulário de check-in EazyAL | 2 dias antes da chegada |
Instruções de chegada | Após conclusão do formulário (enviado pelo EazyAL) |
Mensagem de agradecimento / pedido de avaliação | 1 dia antes do check-out |
O EazyAL encarrega-se do passo intermédio — assim que um hóspede conclui o formulário, o sistema pode enviar de imediato os códigos de acesso e as instruções de chegada. Só precisa de configurar a primeira e a última mensagem no Booking.com.
Testar Antes de Entrar em Funcionamento
Antes de confiar esta tarefa para as reservas reais, faça um teste rápido:
✅ Garante que recebe a mensagem do Booking.com (envie para si mesmo através de uma reserva de teste)
✅ O link do EazyAL abre corretamente no telemóvel
✅ O formulário é enviado sem erros
✅ O hóspede surge no seu painel de controlo do EazyAL
✅ As instruções de acesso são enviadas automaticamente após o envio do formulário
Testar demora apenas cinco minutos e evita muitos problemas com os clientes.
Resolução de Problemas Comuns
Os hóspedes não estão a receber a mensagem
Verifique se o template está marcado como ativo
Confirme se o template está agendado (e não apenas guardado)
Nota: o template só se aplica a reservas efetuadas após a sua ativação
O link do EazyAL não está clicável
Cole o URL completo incluindo
https://Remova quaisquer espaços extra antes ou depois do link
Teste o link numa janela de navegação anónima
Os hóspedes dizem que já forneceram os dados
Explique sucintamente: "O formulário é utilizado para dar cumprimento aos requisitos legais de registo de alojamento em Portugal (SIBA/AIMA) e para automatizar o envio do código da porta de acesso e dos dados do Wi-Fi." A maioria dos hóspedes aceita bem com uma justificação clara.
O Fluxo de Automação Completo do EazyAL
Quando configurado corretamente, o seu fluxo de trabalho Booking.com + EazyAL funciona assim:
Sem mensagens manuais. Sem registos esquecidos. Sem hóspedes a chegar sem código de acesso.
FAQ
Posso utilizar isto em múltiplas propriedades do Booking.com? Sim. Tem de criar o template de mensagem individualmente para cada propriedade na sua Extranet do Booking.com. Cada propriedade tem o seu próprio link de hóspede do EazyAL, pelo que deve garantir que utiliza o link correto para cada uma.
Isto funciona se eu também utilizar o Airbnb ou outras plataformas? O EazyAL suporta múltiplos canais. Para o Airbnb, configuraria uma mensagem automática equivalente através da funcionalidade de mensagens agendadas do Airbnb usando o mesmo link do EazyAL. O formulário de hóspedes e o processo de envio para o SIBA são idênticos.
E se um hóspede não preencher o formulário antes da chegada? O link do EazyAL continua ativo, de modo que os hóspedes ainda podem preencher o formulário à chegada. Alguns anfitriões optam por enviar uma mensagem de lembrete um dia antes do check-in como acompanhamento.
Isto está em conformidade com o RGPD? O EazyAL recolhe apenas os dados exigidos para conformidade legal sob a legislação portuguesa (SIBA/AIMA). Os dados dos hóspedes são processados para efeitos de comunicação de alojamento e controlo de acessos. Fonte oficial sobre o RGPD e o tratamento de dados de alojamento na UE.
O Booking.com permite links externos nas mensagens? Sim — o Booking.com permite que os anfitriões incluam URLs externos nos templates de mensagens. Os links do EazyAL funcionam corretamente e são clicáveis no chat com os hóspedes do Booking.com.
Conclusão
Configurar uma mensagem automática no Booking.com demora cerca de 15 minutos e elimina uma das tarefas mais repetitivas na gestão de alojamento local. Os hóspedes recebem uma mensagem de pré-chegada clara, o utilizador obtém os dados deles no EazyAL antes de chegarem e os envios ao SIBA ficam prontos sem qualquer esforço de perseguição manual.
Se ainda não utiliza o EazyAL para as suas comunicações de alojamento local, vale a pena experimentar — a combinação de mensagens automáticas a hóspedes, envio para o SIBA e entrega de códigos de acesso num único fluxo é uma das poupanças de tempo mais práticas disponíveis para anfitriões de alojamento local em Portugal.
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