Envio de Ficheiro SIBA: Como Submeter Boletins de Alojamento por Ficheiro
Todos os exploradores de Alojamento Local em Portugal devem comunicar os hóspedes estrangeiros ao SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), gerido pela AIMA (antigo SEF), no prazo de 3 dias úteis após o check-in. O que muitos anfitriões não sabem é que o portal do SIBA não é a única forma de o fazer — e é a mais lenta.
Resumo
O Envio de Ficheiro SIBA/SEF é uma das três formas oficiais de submeter boletins de alojamento em Portugal, a par do portal manual SIBA e da submissão por Web Service. Em vez de introduzir cada hóspede estrangeiro manualmente no portal SIBA, os anfitriões podem enviar um ficheiro estruturado
.DATcontendo todos os registos de hóspedes de uma só vez.Isto torna o Envio de Ficheiro muito mais rápido do que a introdução manual no portal, especialmente para famílias, grupos ou múltiplos check-ins. No entanto, o ficheiro deve seguir um formato estrito, incluindo a linha de estabelecimento correta, linhas de hóspedes, linha de controlo, contagem de registos, datas, tipos de documento e número de sequência do ficheiro. Se algo estiver incorreto, o SIBA pode rejeitar o ficheiro.
Para os anfitriões que querem evitar formulários manuais, formatação de ficheiros e monitorização de prazos, a melhor opção a longo prazo é a submissão por Web Service. Isto permite que softwares como o EazyAL recolham os dados dos hóspedes e submetam os boletins de alojamento ao SIBA automaticamente, ajudando os anfitriões a poupar tempo, reduzir erros e manter-se em conformidade.
As três formas de submeter um boletim de alojamento ao SEF (agora designado SIBA)
O SIBA aceita boletins de alojamento através de três canais:
Portal — inicia sessão em siba.ssi.gov.pt e introduz os dados de cada hóspede manualmente num formulário web.
Envio de Ficheiro (Carregamento de Ficheiro) — carrega um único ficheiro estruturado (.DAT) contendo todos os seus hóspedes de uma só vez.
Web Service — o seu software de gestão de propriedades envia os boletins de forma automática através de API, sem trabalho manual.
Cada conta SIBA está configurada para um método. Se a sua estiver definida como Portal, pode solicitar a alteração (mais informações abaixo).
Por que o Envio de Ficheiro supera o portal
Com o portal, registar uma família de cinco pessoas significa preencher cinco formulários separados — nome, nacionalidade, data de nascimento, número do documento, datas da estadia — um hóspede de cada vez. Dez hóspedes em dois check-ins podem facilmente demorar 20 a 30 minutos, e cada tecla digitada é uma oportunidade para um erro que invalida o boletim.
Com o Envio de Ficheiro, prepara um ficheiro contendo todos os hóspedes e submete-o num único carregamento. Quer sejam 5 hóspedes ou 50, a submissão demora segundos. O ficheiro também lhe dá um registo exato do que enviou — útil caso precise de provar a sua conformidade.
Como funciona o ficheiro DAT (com exemplo)
O ficheiro utiliza campos separados por barras verticais (|), uma linha por registo, guardado como um ficheiro .DAT. Tem três tipos de registo:
Linha tipo 0 — os dados do seu estabelecimento (uma linha, sempre a primeira)
Linha tipo 1 — uma linha por cada hóspede estrangeiro
Linha tipo 9 — uma linha de controlo a fechar o ficheiro
Aqui está um exemplo completo com dados fictícios:
Linha 0 (estabelecimento): código de versão (BA03), o seu número de estabelecimento SIBA, código de unidade, nome do estabelecimento, morada, localidade, código postal (4 + 3 dígitos), telefone, fax, nome de contacto e e-mail.
Linhas 1 (hóspedes): apelido, primeiro nome, nacionalidade (código ISO de 3 letras), data de nascimento (AAAAMMDD), número do documento, tipo de documento (P = passaporte, B = bilhete de identidade/cartão de cidadão, O = outro), país emissor, país de residência, data de check-in e data de check-out.
Linha 9 (controlo): número total de registos no ficheiro (aqui 00004: 1 estabelecimento + 2 hóspedes + 1 linha de controlo), a data do ficheiro e o número de sequência do ficheiro.
O próprio nome do ficheiro segue uma regra: o seu número de estabelecimento de 9 dígitos mais um número sequencial de ficheiro — por exemplo, 123456789000000001.DAT para o seu primeiro ficheiro. Cada novo carregamento deve incrementar a sequência.
Se errar em qualquer campo, contagem ou sequência, o SIBA rejeita o ficheiro — e é exatamente por isso que a maioria dos anfitriões prefere manter-se no portal lento ou automatizar todo o processo.
Quer mudar de método? Envie um e-mail ao SIBA
O seu método de submissão está definido na sua conta SIBA, por isso, para passar de Portal para Envio de Ficheiro — ou melhor, para Web Service — envie um pedido para siba@ssi.gov.pt com os dados do seu estabelecimento e o método pretendido. O Web Service é o método que realmente vale a pena solicitar: é aquele que permite ao software submeter os boletins por si, instantaneamente e sem ficheiros ou formulários.
Evite por completo o trabalho manual com o EazyAL
Mesmo com o Envio de Ficheiro, continua a ter de formatar ficheiros, acompanhar números de sequência e vigiar o prazo de 3 dias úteis. O EazyAL liga-se aos seus calendários da Airbnb e da Booking.com, recolhe os dados dos hóspedes no check-in e submete os seus boletins de alojamento ao SIBA automaticamente através de Web Service — formatados corretamente, a tempo, sempre. Também trata do reporte da sua taxa turística.
Crie a sua conta EazyAL grátis e nunca mais volte a preencher manualmente um boletim de hóspede.
Perguntas Frequentes
1. O que é o Envio de Ficheiro SIBA?
O Envio de Ficheiro SIBA, ou Carregamento de Ficheiro, é um método de submissão em que um explorador de Alojamento Local carrega um ficheiro estruturado .DAT contendo boletins de alojamento dos hóspedes. Em vez de introduzir manualmente cada hóspede no portal SIBA, o explorador submete vários registos de hóspedes num único ficheiro.
2. O Envio de Ficheiro é mais rápido do que utilizar o portal SIBA?
Sim. O portal SIBA exige que os anfitriões introduzam cada hóspede estrangeiro um por um, o que pode demorar muito tempo no caso de famílias, grupos ou reservas múltiplas. Com o Envio de Ficheiro, todos os dados dos hóspedes podem ser submetidos num único carregamento, tornando o processo muito mais rápido.
3. Que formato utiliza o ficheiro SIBA DAT?
O ficheiro .DAT do SIBA utiliza campos separados por barras verticais, com cada campo separado pelo carácter |. O ficheiro inclui normalmente três tipos de linhas: linha tipo 0 para os dados do estabelecimento, linha tipo 1 para cada hóspede estrangeiro e linha tipo 9 como linha de controlo que encerra o ficheiro.
4. Porque é que um ficheiro DAT do SIBA pode ser rejeitado?
Um ficheiro DAT do SIBA pode ser rejeitado se o formato estiver incorreto, se faltarem campos obrigatórios, se a contagem de registos estiver errada, se as datas forem inválidas ou se o número de sequência do ficheiro estiver incorreto. É por isso que muitos anfitriões acham o Envio de Ficheiro mais rápido do que o portal, mas ainda assim difícil de gerir manualmente.
5. O EazyAL pode submeter boletins ao SIBA de forma automática?
Sim. O EazyAL utiliza o método de Web Service para submeter os boletins de alojamento ao SIBA automaticamente. Os hóspedes preenchem o seu formulário de check-in, o EazyAL formata os dados corretamente e o boletim é submetido sem que o anfitrião precise de aceder ao portal ou preparar manualmente um ficheiro DAT.
6. o SIBA é o mesmo que o SEF?
Sim. O departamento foi reestruturado e mudou de nome.
7. Porque é que o SIBA rejeita um ficheiro .DAT com o erro de "país emissor do documento inválido" ou "país de residência inválido"?
O SIBA exige códigos de país da sua tabela oficial de países da ICAO. Alguns códigos diferem dos códigos ISO padrão — por exemplo, a Alemanha deve ser submetida como D, e não DEU.
Se o erro mostrar (DEU), volte a gerar o ficheiro .DAT com o código de país correto do SIBA e carregue novamente o ficheiro corrigido. Se carregar novamente o ficheiro original, irá obter o mesmo erro.
