Envio de Ficheiro SIBA (antigo SEF): Como Submeter Boletins de Alojamento por Ficheiro DAT

Cada Alojamento Local em Portugal deve comunicar os hóspedes estrangeiros ao SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), gerido pela AIMA (anteriormente SEF), no prazo de 3 dias úteis a contar do check-in. O que muitos anfitriões não sabem é que o portal do SIBA não é a única forma de o fazer — e é a mais lenta.

Resumo

O Envio de Ficheiro SIBA/SEF é uma das três formas oficiais de submeter boletins de alojamento em Portugal, a par do portal manual SIBA e da submissão por Web Service. Em vez de introduzir cada hóspede estrangeiro manualmente no portal do SIBA, os anfitriões podem carregar um ficheiro .DAT estruturado contendo todos os registos de hóspedes de uma só vez.

Isto torna o Envio de Ficheiro muito mais rápido do que a introdução manual no portal, especialmente para famílias, grupos ou múltiplos check-ins. No entanto, o ficheiro deve seguir um formato rigoroso, incluindo a linha correta do estabelecimento, as linhas de hóspedes, a linha de controlo, a contagem de registos, datas, tipos de documento e o número de sequência do ficheiro. Se algo estiver incorreto, o SIBA pode rejeitar o ficheiro.

Para os anfitriões que desejam evitar formulários manuais, formatação de ficheiros e o controlo de prazos, a melhor opção a longo prazo é a submissão por Web Service. Isto permite que softwares como o EazyAL recolham os dados dos hóspedes e submetam os boletins de alojamento ao SIBA de forma automática, ajudando os anfitriões a poupar tempo, reduzir erros e manter-se em conformidade.

As três formas de submeter um boletim de alojamento ao SEF (agora chamado SIBA)

O SIBA aceita boletins de alojamento através de três canais:

1. Portal — inicia sessão em siba.ssi.gov.pt e introduz os dados de cada hóspede manualmente num formulário web.

2. Envio de Ficheiro (Carregamento de Ficheiro) — carrega um único ficheiro estruturado (.DAT) contendo todos os seus hóspedes de uma só vez.

3. Web Service — o seu software de gestão de propriedades envia os boletins de forma automática via API, sem trabalho manual.

Cada conta SIBA está configurada para um método. Se a sua estiver definida para o Portal, pode solicitar uma alteração (mais informações abaixo).

Porque é que o Envio de Ficheiro supera o portal

Com o portal, registar uma família de cinco pessoas significa preencher cinco formulários separados — nome, nacionalidade, data de nascimento, número de documento, datas de estadia — um hóspede de cada vez. Dez hóspedes em dois check-ins podem facilmente demorar 20 a 30 minutos, e cada tecla premida é uma oportunidade para um erro de digitação que invalida o boletim.

Com o Envio de Ficheiro, prepara um único ficheiro contendo todos os hóspedes e submete-o num único carregamento. Quer sejam 5 hóspedes ou 50, a submissão demora segundos. O ficheiro também lhe dá um registo exato do que enviou — útil caso precise de provar a sua conformidade.

Como funciona o ficheiro DAT (com exemplo)

O ficheiro utiliza campos separados por barras verticais (|), uma linha por registo, guardado como um ficheiro .DAT. Tem três tipos de registo:

• Linha tipo 0 — os dados do seu estabelecimento (uma linha, sempre a primeira)

• Linha tipo 1 — uma linha por cada hóspede estrangeiro

• Linha tipo 9 — uma linha de controlo a fechar o ficheiro

Aqui está um exemplo completo com dados fictícios:

Linha 0 (estabelecimento): código da versão (BA03), o seu número de estabelecimento no SIBA, código da unidade, nome do estabelecimento, morada, localidade, código postal (4 + 3 dígitos), telefone, fax, nome de contacto e e-mail.

Linhas 1 (hóspedes): apelido, primeiro nome, nacionalidade (código ISO de 3 letras), data de nascimento (AAAAMMDD), número do documento, tipo de documento (P = passaporte, B = cartão de cidadão/BI, O = outro), país emissor, país de residência, data de check-in e data de check-out.

Linha 9 (controlo): número total de registos no ficheiro (aqui 00004: 1 estabelecimento + 2 hóspedes + 1 linha de controlo), a data do ficheiro e o número de sequência do ficheiro.

O próprio nome do ficheiro segue uma regra: o seu número de estabelecimento de 9 dígitos mais um número sequencial de ficheiro — por exemplo, 123456789000000001.DAT para o seu primeiro ficheiro. Cada novo carregamento deve incrementar a sequência.

Se errar em qualquer campo, contagem ou sequência, o SIBA rejeita o ficheiro — e é exatamente por isso que a maioria dos anfitriões opta por continuar com o lento portal ou automatizar todo o processo.

Quer mudar de método? Envie um e-mail ao SIBA

O seu método de submissão está configurado na sua conta SIBA, por isso, para passar do Portal para o Envio de Ficheiro — ou melhor ainda, para o Web Service — envie um pedido para siba@ssi.gov.pt com os dados do seu estabelecimento e o método pretendido. O Web Service é o método que realmente vale a pena solicitar: é aquele que permite que um software submeta os boletins por si, instantaneamente e sem ficheiros ou formulários.

Pule o trabalho manual por completo com o EazyAL

Mesmo com o Envio de Ficheiro, continua a ter de formatar ficheiros, acompanhar números de sequência e controlar o prazo de 3 dias úteis. O EazyAL liga-se aos seus calendários da Airbnb e Booking.com, recolhe os dados dos hóspedes no check-in e submete os seus boletins de alojamento ao SIBA automaticamente via Web Service — formatados corretamente, a tempo, sempre. Também trata do reporte da sua taxa turística.

Crie a sua conta EazyAL gratuita e nunca mais volte a preencher um boletim de hóspede manualmente.

Perguntas Frequentes

1. O que é o Envio de Ficheiro SIBA?

O Envio de Ficheiro SIBA, ou Carregamento de Ficheiro, é um método de submissão no qual um anfitrião de Alojamento Local carrega um ficheiro .DAT estruturado contendo os boletins de alojamento dos hóspedes. Em vez de introduzir cada hóspede manualmente no portal do SIBA, o anfitrião submete vários registos de hóspedes num único ficheiro.

2. O Envio de Ficheiro é mais rápido do que utilizar o portal do SIBA?

Sim. O portal do SIBA exige que os anfitriões introduzam cada hóspede estrangeiro um a um, o que pode demorar muito tempo no caso de famílias, grupos ou múltiplas reservas. Com o Envio de Ficheiro, todos os dados dos hóspedes podem ser submetidos num único carregamento, tornando o processo muito mais rápido.

3. Que formato utiliza o ficheiro DAT do SIBA?

O ficheiro .DAT do SIBA utiliza campos separados por barras verticais, com cada campo separado pelo carácter |. O ficheiro inclui normalmente três tipos de linhas: linha tipo 0 para os dados do estabelecimento, linha tipo 1 para cada hóspede estrangeiro e linha tipo 9 como linha de controlo que encerra o ficheiro.

4. Porque é que um ficheiro DAT do SIBA pode ser rejeitado?

Um ficheiro DAT do SIBA pode ser rejeitado se o formato estiver incorreto, se faltarem campos obrigatórios, se a contagem de registos estiver errada, se as datas forem inválidas ou se o número de sequência do ficheiro estiver incorreto. É por isso que muitos anfitriões consideram o Envio de Ficheiro mais fast do que o portal, mas ainda assim difícil de gerir de forma manual.

5. O EazyAL pode submeter boletins SIBA automaticamente?

Sim. O EazyAL utiliza o método Web Service para submeter os boletins de alojamento ao SIBA de forma automática. Os hóspedes completam o seu formulário de check-in, o EazyAL formata os dados corretamente e o boletim é submetido sem que o anfitrião precise de aceder ao portal ou de preparar um ficheiro DAT manualmente.

6. o SIBA é o mesmo que o SEF?

Sim. O departamento mudou de nome.