Como Automatizar SIBA/AIMA Registo de Hóspedes em Portugal com EazyAL
Se arrenda uma propriedade em Portugal através de Airbnb ou Booking.com, já sabe que cada estadia de um hóspede vem com uma obrigação legal: tem de comunicar os dados de identificação do seu hóspede às autoridades portuguesas — mais concretamente ao SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), gerido pela AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo) — no prazo de três dias após o check-in. Perder esse prazo significa arriscar coimas e responsabilidade legal.
O problema? Fazer isto manualmente para cada reserva é demorado, repetitivo e fácil de esquecer. O EazyAL foi criado para resolver exatamente isto — automatizando todo o fluxo desde o check-in do hóspede até à confirmação SIBA/AIMA, sem que tenha de levantar um dedo.
Eis exatamente como funciona, passo a passo.
Passo 1: Configurar o Seu Link de Check-In
Antes de qualquer coisa poder ser automatizada, há uma ação simples que tem de fazer como anfitrião: adicione o seu link exclusivo de check-in do EazyAL à sua mensagem pré-chegada no Airbnb ou Booking.com.
O EazyAL gera um link exclusivo para cada propriedade na sua conta. Este link aponta para um formulário seguro e com a sua marca, para o check-in do hóspede. Assim que o tiver, basta colá-lo no sistema de mensagens agendadas da sua plataforma:
No Airbnb, vá às definições da sua caixa de entrada e adicione-o às suas mensagens automáticas agendadas — normalmente enviadas 24 a 48 horas antes da chegada.
No Booking.com, adicione-o aos seus modelos de mensagem automáticos na secção Mensagens das definições da propriedade.
É só isso. Só precisa de fazer isto uma vez por propriedade. A partir daí, cada hóspede que entra recebe automaticamente o link antes da chegada — sem qualquer envio manual da sua parte.
Passo 2: O Hóspede Recebe a Mensagem e Preenche o Formulário
Quando um hóspede reserva a sua propriedade, a sua plataforma envia-lhe automaticamente a mensagem pré-chegada com o link de check-in do EazyAL. A mensagem normalmente diz algo como:
"Para preparar o seu check-in, por favor preencha o curto formulário de chegada abaixo (leva cerca de 2–3 minutos). Depois de concluído, receberá o código de acesso da porta/fechadura e o nome e a palavra-passe do Wi-Fi. Este passo é exigido pelos regulamentos locais e ajuda a garantir uma chegada fluida e sem contacto."
O hóspede clica no link e é encaminhado para um formulário limpo, com a sua marca — apresentando o nome da sua propriedade — que pede:
Dados do passaporte ou do documento de identificação (tipo de documento, número e país emissor)
Nacionalidade e país de residência
Datas de chegada e partida
O formulário é compatível com dispositivos móveis e demora menos de três minutos a preencher. Se estiver à espera de vários hóspedes, cada pessoa pode preencher individualmente o mesmo formulário — não há necessidade de partilhar links separados.
Assim que o hóspede submete, recebe a confirmação de que o formulário foi concluído, e o seu código de acesso ou os dados do Wi-Fi podem ser libertados condicionalmente, proporcionando-lhe uma experiência de check-in fluida e sem contacto.
Passo 3: Recebe um E-mail de Notificação Instantâneo
No momento em que um hóspede submete o seu formulário de check-in, o EazyAL envia-lhe — a si, anfitrião — um e-mail de notificação automático. Este e-mail inclui:
Nome completo do hóspede
Datas de chegada e partida
Nacionalidade e tipo de documento
Número do documento (parcialmente ocultado para privacidade)
País emissor
Valor da taxa turística calculado para a estadia
Estado da submissão: RECEBIDO
Um ID de submissão exclusivo e um carimbo de data/hora
Este e-mail serve como a sua confirmação em tempo real de que um hóspede concluiu o seu registo. Não precisa de iniciar sessão em qualquer painel para saber que foi recebida uma submissão — ela chega diretamente à sua caixa de entrada.
Passo 4: A Submissão Aparece no Seu Painel EazyAL
Todas as submissões dos hóspedes também ficam registadas no seu painel EazyAL na secção Boletins SIBA/AIMA. Aqui pode ver, de imediato:
Dados completos do hóspede — nome, data de nascimento, nacionalidade, tipo e número de documento
Datas da estadia — chegada e partida
Taxa turística — o valor aplicável a cada estadia
Estado da comunicação — se a submissão já foi enviada para o SIBA/AIMA ou se está pendente
O painel fornece-lhe um registo completo e cronológico de todos os hóspedes que se registaram através da sua propriedade — um registo de auditoria integrado que prova a conformidade, caso alguma vez seja questionado.
Passo 5: O EazyAL Envia Automaticamente o Boletim para SIBA/AIMA
É aqui que acontece a verdadeira automatização.
Dentro do prazo legal de comunicação — até três dias após a data de check-in do hóspede — o sistema do EazyAL automaticamente:
Valida os dados submetidos pelo hóspede para garantir que cumprem os requisitos SIBA/AIMA
Prepara o boletim de alojamento no formato correto
Submete o boletim diretamente ao SIBA através da API oficial
Não precisa de iniciar sessão no portal SIBA. Não precisa de preencher manualmente qualquer formulário. Não precisa de se lembrar de submeter antes do prazo. O EazyAL trata de tudo automaticamente, em segundo plano.
Este é o valor central do EazyAL: a obrigação legal é cumprida sem qualquer ação da sua parte para além da configuração inicial.
Passo 6: O SIBA/AIMA Confirma — E Sabe Que Está Feito
Depois de o EazyAL submeter o boletim, o SIBA/AIMA processa-o e devolve uma confirmação de lote — um número de referência oficial (por exemplo, BA-R-XXXXXXXX) — confirmando que a submissão foi recebida e aceite.
Esta confirmação aparece em dois locais:
O seu painel EazyAL, onde o estado da comunicação de cada hóspede muda de Pendente para Comunicado, com um indicador de estado verde.
Opcionalmente, o próprio portal SIBA, onde pode cruzar o número de referência do lote se quiser uma verificação independente.
Sabe que está feito quando vê "Comunicado" ao lado do registo de um hóspede no seu painel. Esse estado significa que o SIBA/AIMA aceitou o boletim, a obrigação legal foi cumprida e não há mais nada a fazer.
Porque Isto é Importante para os Anfitriões em Portugal
O mercado de alojamento de curta duração em Portugal opera sob requisitos regulamentares rigorosos. A obrigação de comunicação ao SIBA/AIMA aplica-se a cada unidade de alojamento licenciada — quer tenha uma propriedade ou vinte. O incumprimento pode levar a coimas e, com as autoridades locais a escrutinarem cada vez mais o setor, manter um registo limpo é importante.
O EazyAL foi concebido especificamente para este mercado. Não simplifica apenas o processo — elimina a possibilidade de se esquecer. Como a submissão acontece automaticamente dentro do prazo legal, cada reserva fica coberta sem qualquer esforço contínuo da sua parte.
Como Começar
A configuração demora menos de cinco minutos:
Inicie sessão no EazyAL e encontre o link exclusivo de check-in da sua propriedade
Cole o link na sua mensagem automática pré-chegada do Airbnb ou Booking.com
É só isso — o EazyAL trata de tudo desde o momento em que o seu próximo hóspede chega
A partir daí, cada check-in desencadeia o fluxo completo: registo do hóspede, submissão automática ao SIBA/AIMA e confirmação de conformidade — tudo sem necessidade de trabalho manual.
O EazyAL foi concebido exclusivamente para o mercado de alojamento de curta duração em Portugal, cobrindo o registo de hóspedes SIBA/AIMA, o cálculo da taxa turística e o reporte estatístico ao INE/IPHH — tudo numa única plataforma.
