Como ligar o InvoiceXpress ao EazyAL para faturação de Alojamento Local
Já utiliza o InvoiceXpress para o seu negócio de Alojamento Local? Pode ligar a sua conta existente ao EazyAL e criar faturas a partir de estadias revistas, utilizando os dados do hóspede e da estadia já registados no EazyAL.
Mantém a sua conta InvoiceXpress e escolhe a série de faturas que utiliza. O EazyAL não cobra qualquer taxa adicional pela ligação. Quando estiver pronto para faturar uma estadia, reveja os detalhes, verifique as linhas da fatura e confirme. O EazyAL verifica o total antes de a fatura ser finalizada.
Eis o que precisa e como configurar.
Porquê ligar o InvoiceXpress ao EazyAL?
Quando emite uma fatura a partir de uma estadia, o EazyAL utiliza a informação do seu Registo de Estadia, incluindo os dados do hóspede e as linhas de faturação da estadia. Isso evita que tenha de digitar a mesma informação em dois sistemas.
As suas faturas são emitidas na sua própria conta InvoiceXpress e na série que selecionar. Continua a utilizar o seu plano InvoiceXpress atual e o EazyAL guarda o PDF certificado junto da estadia.
Mantém o controlo de cada fatura: reveja a estadia, verifique as linhas e os totais e, depois, confirme antes de ser emitida.
Antes de começar
Tenha estes dados prontos:
Uma conta InvoiceXpress. O EazyAL liga-se à sua conta existente; não cria uma conta por si.
O nome da sua conta. Esta é a parte antes de
.app.invoicexpress.comno seu endereço do InvoiceXpress. Por exemplo, se o endereço forcasa-azul.app.invoicexpress.com, o nome da conta écasa-azul.A sua chave de API. Encontre-a no InvoiceXpress em Definições › API.
Uma série de faturas registada na Autoridade Tributária (AT). Pode gerir as séries em Definições › Séries no InvoiceXpress. O EazyAL não ligará uma conta que não tenha nenhuma série de faturas registada na AT.
Uma taxa de IVA a 0% no InvoiceXpress, caso pretenda incluir a taxa turística ou outra linha isenta numa fatura.
As permissões corretas no EazyAL. Ligar um fornecedor de faturação requer permissões de configurações e finanças. Se não as tiver, peça ao proprietário do espaço de trabalho para ligar a conta.
Passo 1: Escolher o InvoiceXpress no EazyAL
No EazyAL, abra o Compliance Hub › Faturas. No ecrã do fornecedor de faturação, escolha “Já uso o InvoiceXpress”.
Esta opção liga a sua conta InvoiceXpress existente. Se ainda não abriu uma conta, o EazyAL também disponibiliza uma opção de faturação separada.
Passo 2: Ligar a sua conta
Introduza o nome da sua conta InvoiceXpress e a chave de API exatamente como aparecem na sua conta. O campo da chave inclui um controlo para mostrar/ocultar para que possa verificar o que introduziu.
Em seguida, preencha os dados do emissor solicitados pelo EazyAL:
NIF
Nome oficial
E-mail oficial
Morada fiscal
O EazyAL verifica os dados da conta antes de os guardar. A sua chave de API é armazenada de forma encriptada após ligar a conta.
Se a verificação da ligação falhar, confirme o nome da conta e a chave no InvoiceXpress antes de tentar novamente. O nome da conta é a parte antes de .app.invoicexpress.com; não é o endereço Web completo.
Passo 3: Escolher as suas definições de série e pagamento
Assim que a sua conta estiver ligada, escolha a série de faturas que deseja utilizar. O EazyAL lista apenas as séries registadas na AT para faturas. A informação da série também mostra quais os tipos de documento que estão registados para a mesma, tais como FT, FR, NC ou RC.
Escolha o seu método de pagamento habitual. Esta é uma sugestão predefinida para acelerar o processo; poderá alterá-la quando emitir uma fatura.
Por fim, escolha a região de IVA aplicável: Portugal Continental, Açores ou Madeira. Quando tiver verificado estas definições, selecione “Guardar e começar.”
Passo 4: Emitir uma fatura a partir de uma estadia
Escolha uma estadia revista no EazyAL e verifique as linhas da fatura. Dependendo da estadia, estas podem incluir alojamento, limpeza ou outros encargos registados.
Se tiver o NIF do cliente, pode introduzi-lo antes de emitir a fatura. Se deixar o campo em branco, a fatura é emitida a um consumidor final.
Adicionar taxa turística
A taxa turística pode constar da mesma fatura como uma linha isenta de IVA. Na revisão da fatura, verifique se a linha da taxa turística está presente e utiliza o código M99 — Não sujeito a IVA. Isto requer que seja configurada uma taxa de IVA a 0% no InvoiceXpress.
Para outros motivos de isenção, os códigos disponíveis incluem o M07 (Artigo 9.º do Código do IVA) e o M10 (regime do Artigo 53.º). Uma fatura só pode utilizar um motivo de isenção, por isso verifique o motivo apresentado na fatura antes de a confirmar.
Verificar o total antes de confirmar
Selecione “Emitir no InvoiceXpress” e reveja a confirmação. Antes de a fatura ser finalizada, o EazyAL verifica se o InvoiceXpress calcula o mesmo total que o valor que reviu no EazyAL.
Se os totais não coincidirem, o EazyAL interrompe o processo e não emite a fatura. Pode então rever as linhas e definições da estadia antes de tentar novamente. Esta verificação ajuda a evitar que uma fatura seja emitida com um total diferente daquele que aprovou.
Passo 5: Registar pagamento, emitir nota de crédito ou enviar o PDF
Após a emissão de uma fatura, pode utilizar as ações disponíveis no seu registo:
Registar pagamento regista o pagamento total e emite um recibo (RC) no InvoiceXpress.
Creditar esta fatura na totalidade emite uma nota de crédito (NC). Ser-lhe-á solicitado um motivo, que constará na nota de crédito.
Enviar PDF por e-mail envia o PDF da fatura para o hóspede.
Como as faturas chegam às Finanças
O InvoiceXpress comunica as faturas à AT. Dependendo da sua configuração no InvoiceXpress, isto acontece através da comunicação automática do próprio InvoiceXpress ou através do processo mensal do SAF-T.
O EazyAL não envia faturas diretamente para a AT. Para verificar um documento, vá a e-Fatura › Faturação › Emitente › Consultar Documentos.
Como a fatura é emitida na sua conta InvoiceXpress, não precisa de emitir uma segunda fatura para a mesma estadia.
Problemas comuns
“O InvoiceXpress já não aceita a chave de API guardada.”
Crie ou copie uma chave de API atual em Definições › API no InvoiceXpress e, em seguida, atualize a chave guardada no EazyAL. As suas séries e faturas emitidas permanecem inalteradas.
“Ainda não existem séries comunicadas à AT.”
Registe uma série de faturas no InvoiceXpress, volte ao EazyAL e selecione “Verificar de novo.”
A taxa turística não consta na fatura.
Verifique se a estadia inclui uma linha de taxa turística e se o InvoiceXpress tem uma taxa de IVA a 0% disponível para a mesma.
“Ocorreu um erro. Nada foi emitido.”
O EazyAL mostra isto quando a fatura não foi emitida. Reveja os detalhes da estadia e da ligação e tente novamente.
Perguntas frequentes
O EazyAL cobra por esta ligação?
Não. O EazyAL não cobra qualquer taxa adicional para ligar o InvoiceXpress.
Preciso de um novo plano do InvoiceXpress?
Não. Liga e utiliza a sua própria conta InvoiceXpress e o seu plano existente.
Posso mudar a partir do Vendus, TOConline ou EazyAL?
Sim. Utilize a opção “Alterar fornecedor de faturação” no EazyAL para escolher um fornecedor diferente.
O EazyAL vai criar a minha conta InvoiceXpress?
Não. Precisa de ter uma conta InvoiceXpress antes de a poder ligar.
Ligar o InvoiceXpress ao EazyAL
Abra o Compliance Hub › Faturas no EazyAL e ligue a conta InvoiceXpress que já utiliza. Assim que a configuração estiver concluída, poderá rever uma estadia e emitir a respetiva fatura sem ter de introduzir novamente os dados da estadia e do hóspede.
